「タイムカードさえ押していれば大丈夫だろう」
「うちは残業代を固定で払っているから、細かな時間は測らなくていいはずだ」
「自己申告制で運用しているが、法律的に問題はないのか」
中小企業の社長や総務担当者の方から、このような相談をよくいただきます。働き方改革関連法の施行以降、労働時間の把握は「企業の義務」として非常に厳格にチェックされるようになりました。
今回の「労務の結論メモ」では、厚生労働省のガイドラインに基づいた正しい勤怠管理のルールを整理します。
よくある疑問：そもそも、会社はどこまで厳密に時間を図る必要があるのか？
多くの現場では、「分単位で管理するのは面倒」「直行直帰が多いから把握しきれない」といった悩みを抱えています。また、管理職や裁量労働制の社員についても、時間を測る必要があるのか疑問に感じているケースが少なくありません。
結論からシンプルにお伝えします。
結論：会社には「客観的な記録」で労働時間を把握する法的義務があります
原則として、会社は全従業員（管理監督者を含む）の労働時間を、タイムカードやICカード、パソコンのログなどの「客観的な記録」によって、1分単位で把握しなければなりません。
「だいたいこれくらい」という曖昧な管理や、実態を伴わない自己申告制は、未払い残業代トラブルや労働基準監督署の調査において、会社が圧倒的に不利になるリスクを孕んでいます。
根拠：なぜ「客観的な把握」が求められるのか
厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、使用者の義務として以下の趣旨が明記されています。
- 使用者の責務： 労働時間を適切に管理することは、使用者の義務であること。
- 把握の方法： 原則として「①使用者が自ら現認（直接確認）」するか、「②タイムカード等の客観的な記録」を確認すること。しかし、直行直帰が多い場合など、どうしても上記が困難な場合に限り、例外として「③自己申告制」が認められています。ただし、自己申告制を導入するには、会社側が「適正な申告を阻害しないための措置」を講じることがセットで義務付けられています。
- 対象者： 労働基準法上の管理監督者や、みなし労働時間制が適用される人も含め、健康管理の観点から労働時間の把握が必要であること。
つまり、「本人がそう言っているから」という理由だけでは、会社が義務を果たしているとはみなされないのが現在の法解釈の主流です。
実務ではどうするか：現場での具体的な管理手法
ガイドラインに沿った実務対応としては、以下のステップが推奨されます。
客観的な記録を残す仕組みを整える
まずは「何をもって出退勤とするか」を明確にします。
- タイムカードの打刻
- ICカードによる入退室記録
- パソコンのログイン・ログアウト履歴
- クラウド型勤怠管理システムの活用（スマホGPS打刻など）
これらを導入し、就業規則に「始業・終業時刻の定義」を定めておくことが実務の第一歩です。
自己申告制にする場合のルール作り
業務の特性上、どうしても自己申告制（本人が時間を入力する形式）を導入する場合は、以下の措置が必要です。
- 事前説明： 本人に対し、正しく申告するように十分な説明を行うこと。
- 実態調査： 自己申告された時間と、実際の入退館記録やPCログに乖離がないか定期的に確認すること。
- 不当な制限の禁止： 「残業は月〇時間までしか認めない」といった、実態と異なる入力を強いるような運用を絶対にしないこと。
よくある勘違い・注意点
管理職だから測らなくていいという誤解
「うちは役職者だから勤怠管理は不要」と考える方が多いですが、これは間違いです。労働基準法上の管理監督者であっても、健康管理（過重労働防止）の観点から、会社には労働時間を把握する義務があります。
15分単位・30分単位での切り捨て
「端数は切り捨て」という運用をよく見かけますが、これは原則として認められません。労働時間は1分単位で計算するのが原則です。ただし、1か月間の合計残業時間に生じた30分未満の端数を切り捨て、30分以上を1時間に切り上げる事務処理のみ、例外的に認められる場合があります。
「勝手に残っていただけ」という主張
「残業を命じていないのに勝手に残っていた」という理屈は、裁判等では通用しにくいのが実情です。会社がその場所で働いていることを知りながら黙認していた場合、「黙示の指示」があったとみなされ、労働時間としてカウントされます。不要な残業をしている社員には、明確に帰宅を命じる、あるいは残業を許可制にするなどの毅然とした対応が必要です。
まとめ
- 勤怠管理は、タイムカード等の「客観的な記録」で行うのが原則。
- 管理監督者（役職者）であっても、労働時間の把握は義務。
- 自己申告制を利用する場合は、PCログ等との乖離がないか確認が必要。
- 労働時間は「1分単位」で把握し、安易な切り捨ては行わない。
- 黙認した残業も労働時間になるため、社内ルールの徹底が不可欠。
労務の結論メモ 適切な勤怠管理は、従業員の健康を守るだけでなく、予期せぬ法的トラブルから会社を守るための最強の防衛策となります。まずは現在の打刻方法が「客観的」と言えるかどうか、見直してみることから始めてください。
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