現場の疑問
- 36協定の届出、結局どの様式を使えばいいの？
- 「業務の種類」や「延長できる時間」はどう書くのが正解？
- 電子申請（e-Gov）で出すとき、印鑑はどうすればいい？
36協定は、1日でも期限が切れると「即・違法残業」になる極めて重要な書類です。ミスなく、スムーズに受理されるためのポイントをステップ別に解説します。
結論：自社に合った「様式」を選び、1分単位で正確に記載する
36協定には「一般条項（様式第9号）」と、特別な事情がある場合に使う「特別条項（様式第9号の2）」の2種類があります。
まずは「一般条項」で、月45時間・年360時間以内のルールをしっかり定めるのが基本です。
手順：36協定（一般条項）の書き方 6つのステップ
記入例を見ながら、以下のポイントを埋めていきます。
ステップ1：業務の種類と「具体的事由」を正しく書く
「業務の種類」は具体的に分け、その業務で「なぜ残業が必要か」という具体的事由をセットで書きます。
- 書き方のコツ： 「業務多忙のため」といった抽象的な書き方はNGです。
- 汎用性の高い記入例：
- 事務職： 決算業務、月次処理、急な来客・電話対応のため
- 営業職： 顧客への緊急対応、見積作成、納期調整のため
- 製造職： 機械トラブルへの対応、受注量の大幅な変動への対応、棚卸業務のため
ステップ2：労働者数を確認する
届出時点の人数ではなく、「協定の有効期間の開始日」時点での見込み人数を記載します。
ステップ3：延長できる時間を定める
- 1日： 8時間を超えて何時間残業できるか。
- 1か月： 45時間以内。
- 1年： 360時間以内。
ステップ4：有効期間（起算日）を設定する
有効期間は1年間とするのが一般的です。起算日（スタート日）の決め方にルールはありませんが、運用のしやすさが肝心です。
- おすすめの決め方：
- 4月1日： 年度始まりに合わせる（最も一般的）。
- 会計年度： 自社の決算期に合わせる。
- 今すぐ： まだ提出していない場合は、「来月の1日」など最速の日付に設定してすぐ提出しましょう（過去に遡って適用させることはできません）。
ステップ5：チェックボックスへのチェック（最重要！）
新様式では、下部に以下の2点を確認した旨のチェックボックスがあります。これにチェックがないと受理されません。
- 時間外労働＋休日労働が月100時間未満であること
- 2〜6か月平均が80時間以内であること
ステップ6：労働者代表の選任方法を明記
代表者を「どうやって選んだか」を記載します。
- 記入例： 「投票による選挙」「挙手による選出」「持ち回り決議による信任」など。
- NG例： 「親睦会の会長」「社長による指名」。これらは無効になります。
実務対応：今は「電子申請（e-Gov）」が主流
現在は、本社一括届出も可能な「電子申請」が推奨されています。
- 押印不要： 労働者代表の署名や押印がなくても、電子申請であれば「記名（名前を打ち込むだけ）」で完結します。
- 自動チェック： e-Govの入力フォームを使えば、計算ミスや項目の埋め忘れをその場で指摘してくれるため、差し戻しのリスクが減ります。
よくある間違い・注意点
過半数代表者の選任プロセス
「社長が指名した人」や「親睦会の会長」を代表者にしていませんか？ 「36協定を締結するための選任である」ことを明らかにした上での投票や挙手など、民主的なプロセスが必要です。ここが否定されると、協定自体が無効（＝残業がすべて違法）になります。
「休日労働」のカウント
「1か月45時間」には休日労働は含みませんが、特別条項を適用する場合の「月100時間未満」には休日労働も含まれます。 36協定を書く際は、時間外労働と休日労働の枠を分けて考える必要があります。
届出は「事前」が原則
有効期間が始まってから出すのは遅すぎます。「有効期間の開始日まで」に労働基準監督署に受理されている必要があります。
まとめ（実務の結論メモ）
- まずは自社が「一般条項」で収まるか、「特別条項」が必要か判断する。
- 業務の種類は具体的に、チェックボックスの付け忘れに注意。
- 労働者代表は「民主的な手続き」で選ぶ。
- 押印廃止により、電子申請が圧倒的にラク。
- 期限が切れる1か月前には準備を開始する。
労務の結論メモ 36協定は「出して終わり」ではありません。記載した時間はあくまで「上限」であり、それを超えないように管理する仕組み（勤怠システム等）とセットで運用して初めて、会社を守る盾になります。
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