中小企業の社長、人事・総務担当者の皆さま、お疲れ様です。 「有休の管理、そろそろエクセルじゃ限界かも……」「義務化された年5日の消化、誰がどれくらい残ってるか把握しきれていない」といった悩みはありませんか？
2019年から始まった「年5日の取得義務化」以降、有休管理は「できればいいもの」から「絶対にしなければならないもの」に変わりました。
今回は、実務で迷わないための有休管理のポイントをまとめます。
よくある疑問
- 有休の管理って、具体的に何を記録すればいいの？
- パートさんやアルバイトさんの有休も管理が必要？
- 5日取らせなかったら、本当に罰金があるって本当？
実務でもかなり多い誤解です。
結論からシンプルにまとめます。
結論：有休管理簿の作成は必須！「3年間の保存」が法律で決まっています
有休管理のゴールは、従業員ごとに「いつ、何日有休を与え、いつ、何日消化したか」を正確に記録した「管理簿」をいつでも出せる状態にすることです。
これまでは給与明細の端に残り日数を書いておくだけで済んでいたかもしれませんが、現在は法律で管理簿の作成が義務付けられています。
なぜ管理が厳しい？有休の「年5日取得」が義務化された背景と会社の責任
労働基準法が改正され、「年10日以上の有休が付与される従業員」に対して、会社は年5日を確実に取得させなければならないというルールができました。
この「年5日」を確実にクリアしているかを証明するために、以下の3項目をまとめた管理簿の作成が必要になったのです。
- 時季（実際に有休を取った日）
- 日数（取った合計日数）
- 基準日（有休が発生した日）
もし年5日の取得義務に違反した場合、対象となる従業員1人につき最大30万円の罰金が科される可能性があるため、会社としては「うっかり忘れていた」では済まされない重要な実務となっています。
どう運用する？有休管理簿に記載すべき「必須3項目」と正しい作成手順
具体的に、現場ではどのように管理を進めるべきでしょうか。
1. 管理簿の作成（フォーマットは何でもOK）
紙でもエクセルでも、クラウドソフトでも構いません。従業員ごとの「氏名」「基準日」「消化日（時季）」「日数」が一覧になっている必要があります。
※最近は、給与計算ソフトや勤怠管理ソフトにこの機能がついているものが多いです。
2. パート・アルバイトも対象に含める
週3日勤務のパートさんでも、勤続年数によって「年10日」の有休が付与される場合があります。付与日数が10日を超えた瞬間から、そのパートさんも「年5日取得義務」の対象になるため、正社員と同様の管理が必要です。
3. 「5日」に届きそうにない人への声掛け
年度の途中で消化日数をチェックし、5日に満たない従業員には会社から「時季指定（会社が日を指定して休ませること）」を行う必要があります。
実務メモ（現場での声掛け例） 「〇〇さん、今年の有休消化がまだ3日だね。来月のどこかで2日取ってもらう必要があるから、希望日を教えてくれる？」
ここが勘違い！有休管理簿の「対象者」や「計算ミス」で注意すべき点
- 「有休希望がないから取らせなかった」はNG 「従業員が自分から言ってこないから」という理由は、労働基準監督署には通用しません。会社には「強制的にでも休ませる義務」があります。
- 管理簿の保存期間 有休管理簿は、その期間（1年）が終わった後も、3年間（当面の間）の保存義務があります。
- 前年度の繰り越し分は？ 今年発生した分だけでなく、前年からの繰り越し分を使って休んだ場合も「5日」のカウントに含まれます。とにかく「その1年間で5回休んだか」がポイントです。
【結論まとめ】有休管理簿を正しく作って「罰則リスク」をゼロにする方法
- 「年次有給休暇管理簿」の作成は会社の義務
- 基準日、日数、取得日を正確に記録する
- 年10日付与される人は、パートも含め「年5日消化」が必須
- 未達成は1人につき30万円以下の罰金の可能性あり
- 管理簿はエクセルやソフトを活用し、いつでも出せるようにしておく
有休管理を「面倒な事務作業」と捉えるのではなく、会社のコンプライアンスを守るための「守りの要」と捉えてみてください。
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